Privacyreglement & -verklaring
Privacyreglement gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van BV Unicum omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
- Het dagelijks bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle betalende en niet betalende leden van de vereniging.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan:
- achternaam
- voornaam
- geboortedatum
- woonadres
- e-mailadres
- telefoonnummers
- bankgegevens
- lidnummer
- bondsnummer
- Onder vereniging wordt verstaan BV Unicum zoals omschreven in de Statuten.
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap.
- Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal twee kalenderjaren in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden beheerd in Google Drive door de secretaris en penningmeester. Daarnaast beheert de penningmeester voor de financiële administratie een Excel-bestand (van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer). Secretaris en penningmeester zullen de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging. De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de andere bestuursleden (TC en JC). De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na twee kalenderjaren worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en na zeven jaar uit het systeem van de penningmeester. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.
Bij uitschrijving wordt toestemming gevraagd om enkele van uw gegevens in een totaalbestand te bewaren (te weten naam, lidnummer, nummer (mobiele)telefoon en e-mailadres) voor bijzondere gebeurtenissen en gelegenheidsevenementen (reünie, wervingsacties). Deze gegevens blijven bewaard tot de toestemming wordt ingetrokken.
Indien het lid om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld en men heeft tevens het inzagerecht over haar of zijn eigen gegevens bij de secretaris van de vereniging.
Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van BV Unicum meldt men zich aan via een inschrijfformulier, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 3 van dit reglement. Het inschrijfformulier verwijst naar dit reglement privacy beleid.
Foto’s:
Bij wedstrijden en gelegenheidsevenementen kunnen foto’s en video’s gemaakt worden. Als deze beeldelementen gebruikt worden voor promotiedoeleinden van BV Unicum, zal toestemming gevraagd worden aan de betreffende leden.
Privacybeleid BV Unicum:
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Datalek:
Bij een eventueel datalek, zullen het lid / de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van Badmintonvereniging Unicum, gevestigd te Woerden. BV Unicum, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40464450, hierna te noemen: `de Vereniging`.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.
Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan secretaris@bvunicum.nl
In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoe lang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.
Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:
- verantwoordelijke: Adriaan de Zeeuw
- e-mail: secretaris@bvunicum.nl
- telefoonnummer: 06-14985056
Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Tabel persoonsgegevens
| Doel | Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers |
| Lidmaatschap en
administratie. |
|
Overeenkomst | Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 7 jaar.
Indien u geen lid wordt, worden uw gegevens verwijderd binnen 6 maanden. |
Ledenadministratie
Badminton Nederland |
| Ter benadering na lidmaatschap voor reünie / bijzondere gebeurtenis. |
|
Toestemming | Zolang de toestemming niet is ingetrokken. | Ledenadministratie |
Woerden, 25 mei 2018